Một trong những kỹ năng chính yếu để gặt hái được kết quả là biết cách xác lập các ưu tiên. Việc xác định các hoạt động có giá trị cao thôi không đủ. Các nhà lãnh đạo không ngừng đặt ra các ưu tiên sao cho lúc nào họ cũng chỉ làm những công việc giá trị cao và quan trọng nhất.
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để xác lập mức độ ưu tiên cho công việc là sử dụng phương pháp ABCDE phương thức này đòi hỏi bạn phải lên một danh sách các công việc, rồi sau đó xét thứ hạng ưu tiên cho chúng.
Công việc được loại A là công việc quan trọng, đây là công việc bạn phải là. Nếu không những hậu quả lớn sẽ xảy ra. Bạn sẽ có ít nhất một công việc loại A. Trong trường hợp có nhiều hơn một công việc loại A Hãy gắn nhãn cho các công việc là A-1, A-2, A-3….Trong đó, A-1 là công việc quan trọng nhất, tiếp theo là A-2.
Quản lý công việc bằng phương pháp ABCDE.
Một công việc loại B là việc nên thực hiện và nếu bạn để mặc nó, các hệ quả cũng sẽ xảy ra Tuy nhiên, những hệ quả này không tồi tệ hay nguy hiểm như khi một công việc loại A không được thực hiện. Đừng bao giờ chuyển sang công việc loại B, Khi bạn vẫn còn công việc loại A phải làm.
Công việc loại C là công việc làm được thì tốt, nhưng chẳng có hệ quả gì xảy ra nếu bạn không làm. Đọc một tạp chí hay một tờ báo có thể thú vị và giúp bạn theo kịp tình hình chính trị hay tin tức thể thao, nhưng nó không phải là nhiệm vụ đóng góp gì cho công việc của bạn. Đừng bao giờ chuyển sang công việc loại C khi công việc loại B vẫn còn dang dở.
Công việc loại D là bất kỳ việc gì mà bạn có thể ủy quyền thực hiện cho người khác. Một trong những quy tắc lãnh đạo quan trọng là bạn nên ủy quyền cho người khác thực hiện những công việc có thể ủy quyền. Những việc mà chỉ có bạn mới có thể đảm nhiệm đã chiếm trọn thời giờ của bạn; Vì vậy bạn không nên dành thời giờ cho những công việc loại D nữa.
Hãy đặt cho mình câu hỏi “Đâu là việc mà tôi và chỉ tôi mới có thể làm để tạo nên sự khác biệt to lớn cho công ty?” Nếu một công việc không rơi vào nhóm này, hãy giao việc đó cho người khác. Quy tắc ưu tiên tiếp tục như sau: Không bao giờ chuyển sang công việc loại, khi vẫn còn công việc loại C chưa hoàn thành.
Công việc loại E là công việc cần loại bỏ. Nó thậm chí không nên được nhắc tới. Nó không gây ra hậu quả gì, nhưng cũng không mang lại lợi lộc gì. Có lẽ nó là công việc từng có ý nghĩa quan trọng trong quá khứ, nhưng bây giờ đã trở nên lỗi thời. Hoặc có lẽ nó là công việc không nên thực hiện chút nào. Đây chính là thời điểm để loại bỏ nó.
Chìa khóa để thực hiện phương thức ABCDE phát huy tác dụng là không bao giờ làm một công việc có độ ưu tiên thấp hơn khi công việc có độ ưu tiên cao hơn vẫn còn dang dở. Tôi nhấn mạnh nguyên tắc này, Bởi nói thì dễ, nhưng hãy nhớ làm thì khó hơn nhiều.
